HIPAA Notice of Privacy Practices

ESTA NOTIFICACIÓN DESCRIBE LA MANERA EN QUE SU INFORMACIÓN MÉDICA PUEDE SER UTILIZADA Y COMPARTIDA Y CÓMO USTED PUEDE ACCEDER A ESTA INFORMACIÓN. POR FAVOR LÉALA ATENTAMENTE.

Fecha original de entrada en vigencia: 14 de abril de 2003

Esta versión revisada tiene vigencia a partir del: 14 de febrero de 2022

POR LEY DEBEMOS PROTEGER SU INFORMACIÓN MÉDICA

Por ley debemos proteger la privacidad de su información médica y lo que lo identifique; proveerlo con la notificación sobre nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad con respecto a la información médica protegida; y notificarlo, si usted es una persona afectada, por incumplimiento a la garantía de proteger su información médica. Esta información médica puede ser información sobre la atención médica que le brindemos o pagos por atención médica que le hayamos brindado. También puede ser información sobre su condición médica pasada, presente o futura. También debemos por ley brindarle esta Notificación de Prácticas de Privacidad que explica nuestros deberes legales y prácticas de privacidad con respecto a la información médica. Legalmente debemos cumplir con los términos de esta Notificación. En otras palabras, solo se nos permite usar y compartir información médica en la forma que se ha descrito en esta Notificación.

Podríamos cambiar los términos de esta Notificación en el futuro. Nos reservamos el derecho de hacer cambios y hacer que la nueva Notificación sea efectiva para toda la información médica que mantenemos de usted. La Notificación contendrá la fecha de entrada en vigencia en la primera página. Puede ver nuestra Notificación actual en nuestro sitio web. También tenemos copias de la Notificación vigente disponibles a petición.

PODRI AMOS USAR Y DIVULGAR SU INFORMACIO N ME DICA EN VARIAS CIRCUNSTANCIAS

1. TRATAMIENTO: Podríamos usar y compartir su información médica para proporcionarle tratamiento médico. Esto puede incluir la comunicación con otros proveedores de atención médica sobre su tratamiento y coordinar y dirigir su atención médica con los demás. (Véase el Párrafo 10 de esta Sección para las restricciones de la ley estatal y federal).

Por ejemplo, María es una paciente en el Departamento de Salud. La enfermera especializada podría usar información médica de María al revisar su condición y ordenar un análisis de sangre. Si, después de revisar los resultados del análisis de sangre, la enfermera especializada concluye que María debe ser referida a un especialista, la enfermera especializada podría compartir información médica sobre María con el especialista para ayudar al especialista a brindar la atención adecuada a María.

2. PAGO: Podríamos usar y compartir información médica para obtener pago por los servicios de atención médica que usted recibe. Esto significa que podríamos usar su información médica para hacer arreglos de pago (tal como la preparación de las facturas y la gestión de cuentas). También podríamos compartir su información médica con otros para fines de pago (tal como contactar a aseguradoras y agencias de informes de los consumidores). En algunos casos, podríamos compartir su información médica con un plan de seguro antes de que usted reciba ciertos servicios de atención médica porque, por ejemplo, podríamos querer saber si el plan de seguro va a pagar por un servicio en particular. (Véase el Párrafo 10 de esta Sección para las restricciones de la ley estatal y federal).
Por ejemplo, María recibe servicios del Departamento de Salud. El Departamento de Salud podría presentar una factura a un plan de seguro médico financiado por el gobierno para recibir un reembolso por la prestación de esos servicios. La factura podría contener alguna información médica con el propósito de calificarla para el reembolso.

3. OPERACIONES DE ATENCIÓN MÉDICA: Podríamos usar y compartir su información médica al realizar una gran variedad de actividades de negocios que llamamos "operaciones de atención médica". Estas "operaciones de atención médica" nos permiten dirigir nuestra organización, mejorar la calidad de la atención que brindamos y reducir los costos de atención médica. Por ejemplo, podemos utilizar la información médica sobre usted para revisar nuestros servicios o evaluar el desempeño de las personas que le atienden. Podemos compartir información médica sobre usted con organismos gubernamentales, para que puedan revisar la atención que le proporcionamos. También podemos compartir información médica sobre usted con médicos, enfermeras,
estudiantes de medicina y enfermería y otro personal con fines de entrenamiento. (Véase el Párrafo 10 de esta Sección para las restricciones de la ley estatal y federal).
Por ejemplo, María recibe una vacuna contra la gripe en el Departamento de Salud. El Departamento de Salud podría usar la información médica de María, así como información médica de todos los otros individuos que recibieron vacunas contra la gripe en el Departamento de Salud, para desarrollar un programa educativo como ayuda a los pacientes para reconocer la importancia de la vacuna contra la gripe. (Nota: El programa educativo no identificaría pacientes específicos sin el permiso de ellos.)

4. PERSONAS QUE PARTICIPAN EN SU ATENCIÓN: Podríamos compartir su información médica con un familiar, amigo cercano o a cualquier persona que usted haya identificado como una persona implicada en su atención y siempre que la información sea pertinente a su atención. Si usted no puede valerse por sí mismo, nosotros podríamos compartir su información médica con un tutor u otra persona responsable de su atención. Si usted es menor de edad, podríamos compartir su información médica con un padre, tutor u otra persona responsable de usted, excepto en circunstancias limitadas. Usted nos puede pedir en cualquier momento que no compartamos su información médica con personas involucradas en su atención. Estaremos de acuerdo
con su solicitud y no compartiremos la información, excepto en ciertas circunstancias limitadas (tales como emergencias) o si usted es menor de edad. Si usted es menor de edad, podríamos estar o no de acuerdo con su solicitud. (Véase el Párrafo 10 de esta Sección para las restricciones de la ley estatal y federal).

Por ejemplo, el esposo de María viene regularmente al Departamento de Salud con María para sus citas y la ayuda con sus medicamentos. Cuando la enfermera especializada analiza un nuevo medicamento con María, María invita a su esposo a entrar en la sala privada. La enfermera especializada analiza el nuevo medicamento con María y su esposo.

5. REQUERIDO POR LA LEY: Nosotros utilizaremos y compartiremos su información médica cada vez que debamos hacerlo por ley. Hay muchas leyes estatales y federales por las que debemos usar y compartir información médica. Por ejemplo, por ley estatal debemos informar sobre heridas de bala y otras lesiones a la policía y que informemos acerca de la confirmación o sospecha de negligencia o abuso infantil al Departamento de Servicios Sociales. Nosotros cumpliremos con las leyes estatales y con todas las leyes aplicables.

6. OTROS USOS Y DIVULGACIONES QUE NO REQUIEREN SU PERMISO: Podríamos usar y compartir su información médica por determinadas circunstancias en las que usted no tenga que consentir, autorizar o de otra manera tener una oportunidad de estar de acuerdo o en desacuerdo. Estos usos y divulgaciones permitidos por lo general contribuyen al bien público, como la investigación y la salud pública. Debemos cumplir con muchas condiciones legales antes de poder compartir su información para estos fines. Para obtener más información, visite www.hhs.gov/hipaa/for-individuals/guidance-materials-for-consumers/inde….

Amenaza a la salud o seguridad: Podríamos usar o compartir su información médica si creemos que es necesario para prevenir o disminuir una amenaza grave para la salud o la seguridad.

Actividades de salud pública: Podríamos usar o compartir su información médica para diversas actividades de salud pública, incluyendo, entre otras, las actividades relacionadas con la investigación de enfermedades, informe de abuso y negligencia infantil, control de medicamentos o dispositivos regulados por la Administración de Alimentos y Fármacos (Food and Drug Adminis- tration), y el control de enfermedades o lesiones relacionadas al trabajo. Por ejemplo, si usted ha estado expuesto a enfermedades transmisibles (como una enfermedad de transmisión sexual), podríamos informar al Estado y tomar otras acciones para prevenir la propagación de la enfermedad.

  • Abuso o negligencia: Podríamos compartir su información médica con una autoridad gubernamental (tal como el Departamento de Servicios Sociales) si tenemos razones para creer que usted puede ser víctima de abuso o negligencia.

  • Actividades de supervisión médica: Podríamos compartir su información médica con una agencia encargada de supervisar el sistema de atención médica o ciertos programas gubernamentales. Por ejemplo, una agencia del gobierno nos puede solicitar información mientras ellos investigan posibles fraudes de seguros.

  • Procedimientos judiciales: Podríamos compartir su información médica con un tribunal o un funcionario del tribunal (tal como un abogado). Por ejemplo, podríamos compartir su información médica con un tribunal si el juez ordena que lo hagamos de acuerdo con la ley aplicable.

  • Aplicación de la ley: : Podríamos compartir su información médica con un oficial del orden público para fines específicos de aplicación de la ley. Por ejemplo, podríamos compartir su información médica de manera limitada con un oficial de policía, si el oficial necesita la información para ayudar a encontrar o identificar a una persona desaparecida.

  • Médicos forenses y otros: Podríamos compartir su información médica con un médico forense, examinador médico o director funerario o con organizaciones que ayudan con trasplantes de órganos, ojos y tejidos.

  • Organizaciones de investigación: Podríamos usar o compartir su información médica con organizaciones de investigación, si la organización ha cumplido con ciertas condiciones sobre la protección de la privacidad de la información médica.

  • Ciertas funciones del gobierno: Podríamos usar o compartir su información médica para ciertas funciones del gobierno, incluyendo, entre otras, actividades militares y de veteranos y actividades de seguridad nacional e inteligencia. También podríamos usar o compartir su información médica con una institución correccional en algunas circunstancias.

  • •Vacunación: Si usted es un estudiante, podríamos compartir su información médica con una escuela, pero limitaremos la divulgación a una prueba de vacunación y solo si el estado u otra ley le requiere a la escuela tener esa prueba de vacunación antes de admitirlo; y solo si tenemos su aceptación de la divulgación o la aceptación de un padre, tutor u otra persona que actúa en calidad de in loco parentis.

  • Compensación a los trabajadores: Podríamos compartir su información médica para cumplir con las leyes relativas a la compensación de los trabajadores o programas similares que proporcionan beneficios para las lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo independientemente de la falta.

  • (Véase el Párrafo 10 de esta Sección para las restricciones de la ley estatal y federal).

7. RECORDATORIOS DE CITAS: Podríamos usar y compartir información médica para comunicarnos con usted a fin de recordarle que tiene una cita para recibir tratamiento.

8. ALTERNATIVAS DE TRATAMIENTO: Podríamos usar y compartir su información médica con el fin de recomendarle o informarle acerca de un nuevo tratamiento o diferentes métodos para tratar una condición médica que usted tiene o para informarle acerca de otros servicios y beneficios médicos relacionados que pueden ser de interés en su caso.

Por ejemplo, María es una paciente en el Departamento de Salud y ella ha recibido una vacuna contra la gripe. El Departamento de Salud desarrolló un programa educativo para ayudar a los pacientes a controlar sus vacunas. El Departamento de Salud puede enviar a María un folleto con información sobre el programa.

9. ASOCIADOS COMERCIALES: En ocasiones, trabajamos con terceros y con negocios que nos ayudan a brindar nuestros servicios. Podríamos compartir su información médica con estos asociados comerciales para que puedan desarrollar las tareas para las que los contratamos. Por ejemplo, podríamos contratar un servicio de transcripción para transcribir partes de su registro médico. Nuestros socios comerciales deben proporcionarnos determinadas garantías escritas de que protegerán la confidencialidad de su información médica.

10. INTERCAMBIOS DE INFORMACIÓN MÉDICA: El Departamento de Salud participa en la Red de Intercambio de Información de Salud de Carolina del Norte (el "Intercambio") o en iniciativas similares. El Departamento de Salud puede compartir su información de salud con el Intercambio y puede utilizar el Intercambio para acceder a su información de salud para ayudar a proporcionarle atención médica. Si no desea que su información médica sea compartida con el Intercambio, debe optar por no hacerlo presentando un formulario directamente al Intercambio (si es menor de edad, el Departamento de Salud le ayudará a presentar este formulario). Los formularios (y los folletos sobre el Intercambio) están disponibles en el Departamento de Salud y en línea en https://hiea.nc.gov. También puede ponerse en contacto con el Coordinador de Privacidad del Departamento de Salud llamando al (980) 314-9277. Incluso si opta por no participar en el Intercambio, su información médica seguirá siendo enviada al Intercambio si sus servicios de atención médica son financiados por programas estatales (como Medicaid). Su
información médica también puede ser utilizada por el Intercambio para fines de salud pública o de investigación, según lo permita o exija la ley.

11. OTRAS LEYES ESTATALES Y FEDERALES: En algunos casos, las leyes estatales o federales requieren que protejamos o compartamos su información médica de manera diferente a la que indicamos en esta Notificación.

Si usted recibe tratamiento, incluyendo terapia u otro tratamiento médico, por una discapacidad en el desarrollo, abuso de drogas o alcohol, o un problema general de salud mental, el Capítulo 122C de los Estatutos Generales de Carolina del Norte podría prohibir la divulgación de esa información sin su consentimiento previo. Si el tratamiento que usted está recibiendo es por abuso de sustancias, las regulaciones federales (42 C.F.R. Parte 2) limitan nuestra divulgación de esa información sin su consentimiento previo. Cumpliremos con estas leyes en un esfuerzo por proteger la privacidad de su información médica. Sin embargo, en determinadas circunstancias, estas leyes permiten o requieren que compartamos su información médica sin su consentimiento.

Conforme a la ley de Carolina del Norte, los menores de edad, con o sin el consentimiento de un padre o tutor, tienen el derecho a dar consentimiento para la prevención, diagnóstico y tratamiento de determinadas enfermedades incluyendo enfermedad venérea y otras enfermedades que deben ser informadas al Estado; embarazo; abuso de sustan- cias controladas o alcohol y desórdenes emocionales. Si usted es menor de edad y presta su consentimiento para uno de estos servicios, tendrá todos los derechos incluidos en esta Notificación relacionados con ese servicio. Sin embargo, podríamos compartir su información médica si su médico considera que sus padres o tutores deben conocer esta información porque existe una grave amenaza para su vida o salud, o si sus padres o tutor preguntan específicamente sobre su tratamiento.

12 AUTORIZACIÓN: Además de los usos y divulgaciones descritas anteriormente, no usaremos ni divulgaremos su información médica sin la "autorización", o permiso firmado, de usted o de su representante personal. Si usted firma una autorización escrita que nos permita compartir su información médica, más tarde podría revocar (o cancelar) su autorización por escrito. Si usted desea revocar su autorización, comuníquese con el Coordinador de Privacidad de la agencia (en la información de contacto a continuación) por escrito y brinde suficiente detalle respecto a la autorización que está tratando de revocar. Si usted revoca su autorización, seguiremos sus instrucciones; sin embargo, su decisión de revocar la autorización no afectará ni deshará ningún uso o divulgación de su información médica que haya ocurrido antes de que usted nos haya notificado acerca de su decisión de revocar su autorización.

USTED TIENE DERECHOS CON RESPECTO A SU INFORMACIÓN MÉDICA

1. DERECHO A UNA COPIA DE ESTA NOTIFICACIÓN: Usted tiene derecho a una copia impresa de nuestra Notificación de Prácticas de Privacidad (Notice of Privacy Practices) en cualquier momento. Además, una copia de esta Notificación estará siempre visible en nuestro sitio web. Si usted deseara tener una copia de esta Notificación, comuníquese con el Coordinador de Privacidad de la agencia (en la información de contacto a continuación).

2. DERECHO DE ACCESO A INSPECCIONAR Y COPIAR: Usted tiene el derecho de inspeccionar (que significa ver o revisar) y recibir una copia de su información médica que mantenemos en ciertos grupos de registros. Si usted deseara inspeccionar o recibir una copia de su información médica, puede comunicarse con el Coordinador de Privacidad de la agencia (en la información de contacto a continuación) para firmar una solicitud por escrito. Le brindaremos una copia o resumen de su información médica, generalmente dentro de los 30 días posteriores a su solicitud. Si usted solicita una copia de su información médica, podríamos cobrar una tarifa razonable por nuestro trabajo y gastos administrativos de crear la copia y enviarla por correo, si corresponde. Si su información se almacena de manera electrónica y usted solicita una copia electrónica, se la brindaremos en una forma y formato electrónico legible. Usted puede solicitar que esta información sea enviada a un tercero siempre que usted firme la solicitud e identifique a la persona designada y el lugar dónde enviar la copia de la información con claridad. En ciertas circunstan- cias podríamos rechazar su solicitud. Si rechazamos su solicitud, le explicaremos por escrito nuestras razones para hacerlo. También se le informará por escrito si usted tiene el derecho a que nuestra decisión sea revisada por otra persona.

3. DERECHO A SOLICITAR LA MODIFICACIÓN DE SU INFORMACIÓN MÉDICA: Si usted cree que su información médica no es precisa o está incompleta, usted tiene derecho a solicitarnos que la modifiquemos (que significa corregir o complementar) su información médica. Usted debe brindar una razón en su solicitud para que corrijamos su información médica. Si usted deseara que nosotros modificáramos la información, puede comunicarse con el Coordinador de Privacidad de la agencia (en la información de contacto a continuación) para firmar una solicitud por escrito. En ciertas circunstancias podríamos rechazar su solicitud. Si rechazamos su solicitud, le explicaremos por escrito nuestras razones para hacerlo y le explicaremos cómo puede solicitar una revisión del rechazo.

4. DERECHO A UN REPORTE DE LOS COMUNICADOS QUE HEMOS REALIZADO: Usted tiene el derecho de recibir un informe (que significa una lista detallada) de ciertos tipos de revelaciones que hemos realizado durante los últimos seis (6) años. Si usted deseara recibir un informe, puede comunicarse con el Coordinador de Privacidad de la agencia (en la información de contacto a continuación) para firmar una solicitud por escrito. El informe no incluirá varios tipos de divulgaciones, incluidas las divulgaciones regulares para el tratamiento, el pago o las operaciones de atención médica. Le proporcionaremos un informe por año sin costo, pero cobraremos una tarifa razonable, basada en los costos, si usted solicita otro dentro de los 12 meses.

5. DERECHO A SOLICITAR RESTRICCIONES EN EL USO Y COMUNICACIÓN: Usted tiene el derecho a solicitar que limitemos el uso y distribución de su información médica para operaciones de tratamiento, pago y atención médica. Usted también tiene el derecho de solicitar que limitemos la información médica que divulgamos sobre usted a alguien que está involucrado en su atención o el pago de su atención, como un familiar o un amigo. Puede ponerse en contacto con el Coordinador de Privacidad de la agencia (en la información de contacto que figura más abajo) para firmar una solicitud por escrito. No se nos requiere que estemos de acuerdo con su solicitud excepto por las solicitudes para restringir las divulgaciones a un plan médico cuando usted haya pagado completamente los gastos de su bolsillo por su atención y cuando las divulgaciones no sean requeridas por ley. Generalmente, no aceptaremos restricciones para el tratamiento, pago u operaciones de atención médica. Lo notificaremos si no estamos de acuerdo con su solicitud. Si estamos de acuerdo, lo notificaremos por escrito y cumpliremos con la restricción salvo que la información sea necesaria para proporcionarle tratamiento de emergencia.

6. DERECHO A SOLICITAR UN MÉTODO DE CONTACTO ALTERNATIVO: Usted tiene el derecho de solicitar que lo contactemos en una ubicación distinta o por un método diferente. Por ejemplo, usted podría preferir que toda la información escrita sea enviada por correo a su dirección de trabajo en lugar de a su domicilio. Estaremos de acuerdo con cualquier solicitud razonable de métodos alternativos de contacto. Si usted deseara solicitar un método de contacto alternativo, puede comunicarse con el Coordinador de Privacidad de la agencia (en la información de contacto a continuación) para firmar una solicitud por escrito.

7. DERECHO A ELEGIR A ALGUIEN QUE ACTÚE EN SU REPRESENTACIÓN: Si usted le ha dado a alguien un poder médico o si alguien es su tutor legal, esa persona puede ejercer sus derechos y realizar opciones sobre su información médica. Nos aseguraremos de que la persona tenga esta autoridad y pueda actuar en su representación antes de que podamos tomar alguna acción. Para obtener más información, visite www.hhs.gov/hipaa/for-individuals/notice-privacy-practices/index.html

USTED PUEDE PRESENTAR UNA QUEJA SOBRE NUESTRAS PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD

Si usted cree que sus derechos a su privacidad han sido violados, podría presentar una queja ante nosotros o ante el gobierno federal. No tomaremos ninguna acción contra usted ni cambiaremos el tratamiento hacia usted de ninguna manera si usted presenta una queja.

Para realizar una solicitud, realizar una pregunta o analizar una queja, puede comunicarse con el Coordinador de Privacidad de la agencia usando la siguiente información de contacto:

Servicios de Apoyo para la Comunidad:
Coordinador de Privacidad (704) 614-3000

Departamento de Salud:
Coordinador de Privacidad (980) 314-9277

Si desea analizar un problema privado o una queja con el Coordinador de Privacidad o el Representante al Cliente, puede llamar a este número:  980-314-9544 o enviarnos un correo electrónico a [email protected]. Para presentar una queja por escrito ante nosotros, usted puede enviar su queja a la siguiente dirección:

Chief Privacy Officer (Oficial en Jefe de Privacidad)
Mecklenburg County Attorney’s Office (Oficina del Abogado del condado de Mecklenburg) 600 East Fourth Street, 11th Floor
Charlotte, NC 28202

Para presentar una queja ante el gobierno federal, usted puede enviar su queja a la siguiente dirección:

Centralized Case Management Operations (Operaciones centralizadas de gestión de casos)
U.S. Department of Health and Human Services (Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos) 200 Independence Avenue, S.W.
Room 509F HHH Bldg. Washington, D.C. 20201
Correo electrónico: [email protected]

También puede presentar una queja ante el gobierno federal visitando www.hhs.gov/hipaa/filing-a-complaint/index.html

Los Servicios de Apoyo a la Comunidad y el Departamento de Salud no discriminan por motivos de raza, color, nacionalidad, sexo, edad o discapacidad en sus programas y actividades. Tiene servicios de asistencia lingüística, gratuitos, a su disposición. Llame al 704-336-3210 (Servicios de Apoyo a la Comunidad) o al 704-336-6500 (Departamento de Salud).

También puede presentar una queja ante el gobierno federal visitando www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints/.